在外贸江湖中厮杀，订单跟进是真功夫，也是生死线。发出去的邮件石沉大海？付款环节客户突然消失？发货后杳无音信？这些问题，根源往往在于跟进节奏混乱、沟通效率低下、缺乏专业模板支撑。
14套精心打磨的中文订单跟进模板一次性奉上，覆盖从询盘到售后的全流程关键节点，助你告别无效沟通，轻松拿下订单！
(建立专业第一印象)
1. 询盘初次回复模板 (快！准！专！)
💌 主题： Re: 您的询盘 – [产品名称] – [您的公司名]
🎯 核心： 快速响应、感谢询盘、确认需求细节、展现专业与优势、设定下一步（如发送详细报价单或目录）。
🔑 关键句： “感谢您对[产品名称]的关注！为给您提供精准报价，烦请确认以下细节：稍后我们将为您发送详细的报价单/产品目录。预计[时间]内送达您邮箱。”
2. 报价单发送后首次跟进模板 (1-3天后)
💌 主题： 跟进：关于[产品名称]报价单 ([报价单编号]) – [您的公司名]
🎯 核心： 确认收到、强调优势/卖点、主动询问疑问、提供额外信息（如测试报告、认证）、温和推动决策。
🔑 关键句： “希望您已收到我们关于[产品名称]的详细报价([报价单编号])。此报价基于[核心卖点，如：最新工艺/最优材质/热销型号]。如需更多信息如[测试报告/认证证书]，请随时告知。不知您对此报价有何初步反馈？”
3. 报价后二次跟进模板 (7-10天后，针对沉默客户)
💌 主题： 温馨提示：[产品名称]报价 ([报价单编号]) 有效期内特惠 – [您的公司名]
🎯 核心： 提醒报价有效期、制造稀缺感（可选：限时优惠/库存紧张）、重申价值、直接询问进展或障碍。
🔑 关键句： “温馨提示，我们为[产品名称]提供的报价([报价单编号])有效期至[日期]。目前[可提及：原材料有上涨趋势 / 该型号库存紧张]。为助您锁定最优价格，是否已有采购计划？或是否有任何疑问需要我们解答？”
(推动交易落槌)
4. 客户接受报价后索要正式订单 (PO) 模板
💌 主题： 订单确认：感谢选择[产品名称] – 请提供PO – [您的公司名]
🎯 核心： 表达感谢、确认关键条款（品名、型号、数量、价格、交货期）、清晰索要PO、告知收到PO后动作（发PI/合同）。
🔑 关键句： “非常感谢您确认订购[产品名称]！请将正式采购订单(PO)发送至我们，以便我们立即为您准备形式发票(PI) / 销售合同。为确保无误，请再次核对：期待您的PO！”
5. 形式发票 (PI) / 合同发送后跟进付款模板
💌 主题： 请查收：[客户公司名] – [产品名称] PI ([PI编号]) / 合同 – [您的公司名]
🎯 核心： 清晰告知PI/合同已发送、强调关键信息（总金额、付款方式、账号、付款期限）、明确下一步（付款后通知）、提供咨询通道。
🔑 关键句： “附件是您订单的形式发票(PI) [编号] / 销售合同，请查收。关键信息：总金额[金额] [币种]，付款方式为[TT/LC等]，付款期限[日期]，收款信息详见文件。 请安排付款并于付款后提供水单副本，我们将立即确认并安排生产。如有任何疑问，请随时联系！”
6. 临近付款截止日提醒模板
💌 主题： 付款温馨提醒：[客户公司名] – PI [编号] 款项将于[日期]到期 – [您的公司名]
🎯 核心： 礼貌提醒截止日、确认是否已安排、表达对收到付款的期待、保持友好开放。
🔑 关键句： “温馨提醒，PI [编号] 项下款项[金额] [币种] 的付款截止日为[日期]。请问款项是否已在安排中？我们期待尽快收到您的付款通知，以便按计划推进订单。谢谢！”
7. 收到付款水单后确认模板
💌 主题： 付款已确认！感谢 – [客户公司名] – PI [编号] – [您的公司名]
🎯 核心： 及时确认收款、表达感谢、告知生产/备货启动时间、建立下一步沟通预期（如生产进度更新）。
🔑 关键句： “非常感谢！我们已确认收到PI [编号] 项下款项[金额] [币种]。生产/备货将于[日期]正式启动。我们将于[时间点，如：下周初]向您更新生产进度/预计发货日期。再次感谢您的信任与合作！”
8. 信用证 (L/C) 草稿审核跟进模板
💌 主题： 请审核：[客户公司名] – [产品名称] 信用证草稿 – [您的公司名]
🎯 核心： 发送L/C草稿、明确审核期限、列出需特别注意的关键条款（最晚装运日、效期、单据要求）、邀请反馈修改意见。
🔑 关键句： “附件是开证行发来的信用证草稿，请务必在[日期]前审核确认。请特别关注：最晚装运日[日期]、信用证效期[日期]、以及单据要求(如提单类型、保险条款等)。 如有任何不符点或修改建议，请尽快告知，我们将协调银行修改。”
(保障交付顺畅)
9. 生产进度定期更新模板
💌 主题： 生产进度更新：[客户公司名] – 订单 [订单号] / PI [编号] – [您的公司名]
🎯 核心： 定期通报（如每周/关键节点）、清晰说明当前完成阶段及比例、预计完成日期、预计发货日期、附照片（如有，增强信任）、询问客户是否有更新要求。
🔑 关键句： “为您更新订单 [订单号] / PI [编号] 的最新生产进度：目前已完成[阶段，如：原材料准备/生产线组装/质检] ，整体进度约[百分比]%。预计将于[日期]完成生产，并计划于[日期]左右安排发货。附上[可选：生产现场照片]供您参考。一切进展顺利，请放心！”
10. 发货前最终确认模板 (产品/唛头/单据)
💌 主题： 发货前确认：[客户公司名] – 订单 [订单号] / PI [编号] – [您的公司名]
🎯 核心： 告知货物备妥即将发运、确认最终细节（产品规格、数量、包装、唛头）、确认寄送单据要求及方式（提单、发票、箱单等）、通知预计发货日期及预计到港日（ETD/ETA）。
🔑 关键句： “您好！订单 [订单号] / PI [编号] 项下货物已全部备妥，计划于[日期]安排装运。发货前请您最终确认：1) 产品规格数量无误；2) 包装及唛头信息 (附件) 正确；3) 所需单据 (提单、CI, PL 等) 及寄送方式。 预计离港日(ETD): [日期]，预计到港日(ETA): [日期]。”
11. 货物发运通知模板 (附提单等)
💌 主题： 已发货！[提单号] & 单据 – [客户公司名] – 订单 [订单号] – [您的公司名]
🎯 核心： 正式通知货物已出运、提供关键物流信息（提单号/运单号、船名航次/航班号、ETD/ETA）、告知随附/已寄送的单据（提单副本、发票、箱单等）、提醒客户准备清关、表达持续服务意愿。
🔑 关键句： “很高兴通知您，订单 [订单号] 已于今日([日期])成功发运！关键信息：提单号(AWB/BL No.): [号码]，承运人：[船公司/航空公司]，船名航次(航班号)：[信息]，ETD: [日期]，ETA: [日期]。 提单副本、商业发票及装箱单已[随邮件附件/通过快递寄出，单号XXX]。请留意查收并准备清关事宜。我们将持续关注物流状态。”
(促进返单与口碑)
12. 货物到港后关怀模板
💌 主题： 货物状态咨询：[客户公司名] – 订单 [订单号] ([提单号]) 是否顺利到港？ – [您的公司名]
🎯 核心： 表达关心、询问货物是否安全抵达及清关是否顺利、主动提供可能的协助（如需要单据协助）、铺垫收集反馈。
🔑 关键句： “根据物流信息，订单 [订单号] (提单号: [提单号]) 应于近期抵达[目的港]。请问货物是否已安全到港？清关过程是否顺利？如有任何需要协助之处（例如单据方面），请随时告知。期待听到货物顺利抵达的消息！”
13. 邀请客户反馈模板 (产品质量/服务)
💌 主题： 诚邀反馈：[客户公司名] – 关于订单 [订单号] ([产品名称]) 的体验 – [您的公司名]
🎯 核心： 真诚感谢订单完成、邀请分享对产品和服务的整体评价、强调反馈的重要性（用于改进）、表达对长期合作的期待、可附上简易问卷链接（可选）。
🔑 关键句： “感谢您此次选择我们并完成订单 [订单号] ([产品名称]) 的合作！为不断提升我们的产品和服务质量，诚邀您抽出几分钟时间，分享此次合作的体验和宝贵意见。您的反馈对我们至关重要！[可选：附上简短问卷链接]。期待未来继续为您提供优质服务！”
14. 新品/促销信息推送模板 (针对老客户)
💌 主题： 专享推荐：[客户公司名]，为您精选 [新品名称/促销主题] – [您的公司名]
🎯 核心： 个性化称呼、基于历史合作推荐相关新品或促销、突出客户价值（如“老客户专享”、“基于您上次采购推荐”）、清晰说明优惠细节和时限、提供咨询入口。
🔑 关键句： “尊敬的[客户姓名]，您好！感谢您一直以来的支持。特为您精选了[新品名称/促销主题]，[简述新品卖点/促销力度，如：性能升级XX%/限时折扣XX%]。作为我们的重要客户，您可享[专属优惠，如：优先订购/额外折扣码]。 活动截止[日期]。详情请查阅附件/链接。如有兴趣，欢迎随时咨询！”
💌 主题： 跟进：关于[询盘/报价/订单号] – 一切安好？ ([您的公司名])
🎯 核心： 表达关心而非催促、提供便捷回复选项（如只需回复“请稍后联系”或“已有安排”）、重申随时提供支持的意愿、保持极低压力。
🔑 关键句： “您好！最近一直未收到您关于[具体事项，如：XX产品的报价 / 订单 XX 的进展] 的回复，冒昧跟进一下。希望您一切顺利。若您暂时不便处理或已有安排，只需简单回复告知（如‘请稍后联系’或‘计划X月处理’即可）。我们随时在此，待您方便时继续沟通。xxx”
🔥 模板使用超级贴士：
1. 个性化！个性化！个性化！ 务必替换所有 `[ ]` 中的占位符，并加上客户姓名、公司名等。模板是骨架，需你自己填充。
2. 主题行是敲门砖： 确保主题清晰、包含关键信息（客户名、订单号、产品、核心事项），提高打开率。
3. 简明扼要，重点突出： 外贸人员邮件繁多，忌长篇大论。善用加粗、分段、项目符号突出核心信息和行动要求。
4. 保持专业与积极： 无论催款还是跟进，语气始终保持专业、礼貌、积极、乐于助人。
5. 时机很重要： 根据事项紧急程度、客户习惯和时差，选择合适的发送时间。避免在客户假期或休息时间频繁轰炸。
6. 善用工具： 利用CRM系统设置跟进提醒、保存模板、记录沟通历史，事半功倍。
7. 灵活调整： 模板是参考，根据客户的具体反应、合作阶段、文化背景（注意礼节差异）灵活调整措辞和策略。
掌握这14套模板，相当于拥有了外贸订单跟进的“标准作战地图”和“弹药库”。它们能显著提升你的沟通效率、专业形象和订单转化率，让你在繁杂的外贸工作中游刃有余。
立即收藏这份干货，下次跟进订单时，直接复制粘贴，轻松搞定！
