细节决定成败，如何在询盘上更好地拉近与客户之间的距离？以下几个步骤帮你更好地解决这个问题。
第一步 辨别客户身份
为什么“玩笑开不得”，那是你搞错了对象，所以，说什么样的话要先分清对象是谁！
不论买家大小，他们有可能是中间商、贸易商或是终端销售，乃至个人消费者。做好万全的应对准备，总是有利无害，谁都有可能是你的下一个客户。
好不容易收到一条询盘信息，不要急于回复，你得从询盘消息中分析该询盘的人是什么级别的，知己知彼百战不殆。
假如对方是个管理层，那就不要跟人家闲扯，你的回复必须是周到细致，如果他想要100分的答案，你就得给到他200分的满足感，例如他问你价格，你顺道把shipping等等都给一起上了，那就完美，说不定他直接就给你单子了呢。
第二步 明确买家需求
这个过程主要明确以下几点：
- ✔ 先理解后报价：不要急于回复买家，先对买家询盘做详细分析，优质的回复比第一时间的回复更得人心。
- ✔ 不问已经告知的问题：询盘内容要记牢，切忌再问买家已经告知的信息，否则容易引起反感。
- ✔ 角色互换：假如你是买家，你想得到什么样的答案，能否解决需求。做到比买家多走一步，他就离你更近一步。
给大家分享一些采购商的反馈记录：
It seems that sellers do not read the buying post carefully or choose to ignore requirements. I was spammed with offers which did not meet my requirements at all and I clearly described my requirements.
*卖方似乎没有仔细阅读购买单子或选择忽略要求，乱七八糟的报价根本不是符合我的要求*
You people pay no attention whatsoever as to what I requested.
*你们的人根本不关注我索要的是什么信息*
The companies are not reading what I need correctly. Not even looking at my website I sent for clarification.
*这些公司都不仔细看我写了什么，也从不看我的网站来明确我的意思*
所以，理解询盘信息是至关重要的！
第三步 解析买家询盘信息
这是一些买家的询盘中可能提到的需求分类：
- 目标价格
- MOQ(最小起订量)
- OEM/ODM
- 是否允许寄样
- 颜色/尺寸等产品额外要求
- 语言问题(是否需要支持其他语种，尤其是产品说明书)
- 出口经验要求
- 证书类
- 付款方式
- 物流问题
针对报价这块，有些建议：
- ● 当买家询问的多产品时，最好整一个excel表格，让买家一目了然，干净利落。
- ● 当买家给出的价格预期低于你的成本价时，那怎么办？
买家肯定也会货比三家，在你无法再降价的情况下，你要秀出你的产品亮点，既然要说服买家，就要有理有据；提供不同价位，说明各个价位的区别，如果有相关数据可以支持你的观点自然再好不过。这其中当然少不了专业度和以及最好的服务，这样才能打动对方的心。
第四步 着手回复询盘
这也是最关键的一步，但在回复之前仍需注意几点：
- ● 先检查邮件语言文字，是否错字，语言逻辑不清晰
- ● 是否明确回复了买家的需求
- ● 查看回复内容结构是否完整
- ● 价格和产品是否已经考虑同行竞争
- ● 是否主动推进，并留给买家再次回复形成互动的空间
- ● 你的产品行业专业度够了吗?
- ● 邮件标题是否能打动买家的心
突出你的产品以及企业优势，可从以下几点来说明：
- ★ 发货期快
- ★ 价格有绝对的优势
- ★ 有多年生产或外贸经验
- ★ 有参加买家当地的展会，或业内知名展会
- ★ 有自己的研发团队
- ★ 有跟知名品牌或企业合作
- ★ 有证书，品质有保证
- ★ 提供OEM,个性化定制服务
卖家如何优化：
- → 尽可能24小时回复外贸邮件和询盘
- → 用自己个人邮箱没关系，但是得记得邮箱同步啊
- → 常登陆更新查看(一周两次总得有吧)
- → 绑定移动通讯工具，及时联系
邮件的标题也非常重要，以下列举几个注意事项：
- ? 1. 邮件标题用客户名称与供应商名称
譬如: To David McIntyre from Kevin Wang, 或者 To JC Penny from Blue Sun Company. To…From…结构的邮件标题，可以让买家清晰看到这个邮件的接收人与发件人，此外如果是回复询盘的邮件倒是不建议更改太多标题内容，买家对自己发的询盘多少有点印象。 - ? 2. 邮件标题用产品报价
譬如: Preferential quotation for Model 123 at the price of US$8.99 FOB Yantian 这个标题清晰明了，买家一看就知道某一种型号产品的具体报价。但是当产品型号非常长的时候，需要小心了，可以调整否则容易被服务器当做垃圾邮件过滤掉。 - ? 3. 邮件标题用客户求购的产品名称
譬如：Model 123 digital photo frame in European Market, 或者 Product catalog of digital photo frames with patented designs这个邮件标题既能够凸显买家查询的产品类型，也能突出自己产品的优势。
最后写完回复后再次检查就和读书时候交卷前记得再次check：是否落款有了，是否准确按照买家要求回复了，买家问的问题有没有漏答，你公司和产品的优势有没有明确，最后再回想下有无跟进策略。
第五步 后期跟进
做完了初期的询盘回复，就得有后续跟踪，以上只是初次询盘的回复，那么回复发完之后外贸员可不能就坐享其成啊。
针对后续跟进情况大概有以下几类：
- — 发完回复后买家再也不回复的
- — 样品未能满足买家要求
- — 买家说采购计划未确定
- — 认证等条件未达要求
- — 付款方式未达成一致
- — 沟通不错但买家就是不下单
- — 价格与客户目标价差距太远
- — 样品寄送后买家无联系
- — 跟进多次失去联系
是不是买家在3天内回复你才是代表你就有戏了?
其实不然，只能说明老外有及时查看邮件的习惯。
但是，不乏一些国家的买家自己平时非常忙，尤其如果前期买家已经和你沟通了许多，贸易也走了很多环节的时候，千万不要着急，这么长时间的沟通后，客户应该不会轻易推翻一切重来。
买家如果长期没回复，建议可再发一封信问一下邮件没有收到答复，可在信里告诉卖家你会继续等候他的进一步消息，如果只顾催单反而可能有反作用，过犹不及！
此外，也建议卖家和买家形成互动，就像朋友一样拉客情，如果有whataspp的，发信之前都可以在沟通工具上先联络一下，买家的习惯也是需要卖家来一步步培养的。
